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予算を策定する

510-10 | 予算管理

完成イメージ

予算管理アプリ

  • 年度予算を策定するアプリ
  • 各科目の月ごとの予算を入力・管理できる

アプリの構成

  • 年度予算を管理するためのアプリ
  • 各月のフィールドを持っており、1レコードで1年分のデータを管理する運用

1. krewSheetの一覧を設定する

  1. アプリの各フィールドをkrewSheetの一覧に配置する
    ここでは、年度開始を4月として4月~3月までのフィールドを順番に配置している


2. セルを結合する

事業部「グローバルビジネス事業部」のように、隣り合うセルの値が同じ場合にセルを結合します。セル結合することで、レコード同士の関連が一目で分かります。

  1. リボンのメニューから「自動結合」を選択する

  2. 結合するフィールドにチェックする

  3. 2までの設定を行うとセルが結合された状態になります。

ワンポイント

krewSheetのセル結合は単に「隣り合うセルを結合する」のではなく、「グループ化」をすることができます。
たとえば、本シナリオで使用しているビューでは、《事業部-部-課》 フィールドを左から順に配置しました。この状態でセル結合を行うと、下記のようにフィールド同士が親子関係を持つケースを表現することができます。

3. 列ヘッダを設定し、クオーター単位にヘッダを付ける

4月~6月のようにクオーターごとにヘッダーを付けて、視認性が良くなるよう設定します。

  1. リボンのメニュー内にある「列ヘッダ」をクリックする

  2. 列ヘッダの設定画面で、ヘッダ行を追加する

  3. 追加した行のうち、4月~6月まで選択した状態で、②のアイコンをクリックする


    3の設定を行うと、4月~6月までのヘッダセルが結合される

  4. 結合したヘッダセルの設定を行う
    カスタム列名:1Q
    横位置:中央揃え


    ※7月以降も同様に設定を行うと以下の状態になる

ワンポイント

列ヘッダで結合したセルは、結合した状態で Excelにエクスポートすることができます。

Excelにエクスポートしたデータ

その他の列の設定

列ヘッダを設定していないフィールドを上下で結合します。

  1. 上下2段を選択した状態で②の箇所をクリックして、結合する

4. 科目ごとの小計を計算する

科目ごとの小計を計算する列の設定を行います。4月~3月までの1年分のレコードの合計値を計算するための列です。

  1. 設定画面左側にある「数式」列を追加する

  2. 追加した数式列を右クリックし、「列の設定」を開く

  3. 数式に次の式を挿入し、OKをクリックする
    SUM(_4月_0,_5月_0,_6月_0,_7月,_8月_0,_9月,_10月_0,_11月_0,_12月_0,_1月_0,_2月_1,_3月)

  4. 列名を変更するために、右クリックし「列ヘッダの設定」をクリックする

  5. カスタム列名を「小計」に変更する

5.集計行を設定する

黄色で作成した「集計行」の設定を行います。ここでは、「レコード件数の合計」「小計の合計」「月単位の予算額の合計」の3種類を集計しています。集計行では、レコードをまたいで縦方向に計算できる点が特徴です。

予算レコードの件数をカウントする

  1. リボンのメニュータブを「データ」に切り替え、「集計行を表示」にチェックした上で「集計行」にクリックする

  2. 「科目」にカーソルを合わせ、関数に「CountA」を選択する

  3. 「100件」のように、後ろに「件」をつけるために書式設定を行う
    「書式」をクリックし、「ユーザー定義」を選択し、「#,###件」と入力する

予算総計を計算する

レコード数のカウントと同様に予算総計を計算する

  1. 小計フィールドにカーソルを当て、関数に「Sum」を選択する

月別予算合計を計算する

月別の予算合計を計算します。

  1. 各月のフィールドのカーソルを当て、関数に「Sum」を設定する

    ※設定はコピーしたり、複製することはできないため、月の数分だけ同じ設定を繰り返し行います。

集計行に背景色を設定する

  1. 集計行の行全体を選択し、背景色を設定する

6.グラフを設定する

年間予算の推移を表すグラフの設定を行います。こちらは、スパークラインという機能を使って設定しています。

  1. 画面左にある「スパークライン」というフィールドを任意の位置に追加する


    スパークラインを一覧上に配置すると、リボンのメニューに「スパークライン」タブが表示されます。この先の設定は、このタブで行います。

  2. スパークライン列の列設定を右クリックで開く
  3. 次のように設定する
    ◎スパークラインデータ範囲
    最初の列:4月
    列の数:12
    ※4月から3月まで12か月分のデータを可視化するという意味の設定です

  4. 次のように設定する
    グラフの種類:折れ線
    頂点(山):チェック
    頂点(谷):チェック

ワンポイント

  • スパークラインは1レコード内の値をグラフ化する機能です。複数のレコードの値を集計することはできません。
  • スパークラインはkrewSheet独自のフィールドです。

7.運用に関するワンポイント

表示する期間

今回設定した機能の中で、集計行は一覧の条件に合致するすべてのレコードを対象に集計するものです。(別のページに表示される値でも集計対象に含まれる)
予算策定を行う際には、一覧の条件が「今年度」「来年度」になるよう設定するのがベターです。もしくは、一覧の設定ではすべての年度を条件に設定して、検索パネルを使って年度単位に絞り込む方法も考えられます。

次年度の予算策定

予算策定をする際、予算項目などを含むレコードは前年度の内容を流用して一括で作成したいことがあります。今年度のレコードを全選択して複製すると、同様の操作が簡単に行えるので、Tipsとして挙げておきます。

ワンポイント(列をグループ化する)

  • 四半期/年ごとにグループ化して展開/縮小(列の表示/非表示)することができます。詳しくは以下のリンクの「【多段パターン】予算」をご参照ください。
    列をグループ化する